보고서는 짧을수록 좋다. 말이 짧아야 하듯 보고도 짧을수록 좋다. 대체로 보고서가 간략하면 보고 시간도 짧아지는 것이 이치이다. 보고서 중에는 내용이 길고 충실해 보이지만 그 요지가 정확하지 않는 것이 있는 반면에, 비록 짧지만 그 골자는 분명한 것이 있다. 스마트한 `보고서`가 되기 위한 기본적 사항은 다음과 같을 것이다.  　첫째, 우선 `목적`이 분명해야 한다. 가끔은 목적 대신에 `배경`을 쓰기도 하나 엄밀히 보면 이 둘은 약간 다르다. `배경`은 보고를 하게 된 동기로서 현재완료 진행형의 상황이고, `목적`은 보고를 통해 달성하기 위한 미래완료형 상태를 말한다. 그 미래 상태가 계량적이라면 `목표`라고 하는 편이 낫다. 　사업 계획서 등에 `목표`는 필수이다. 그 목표는 달성 가능한 수준이어야 한다. 또 그 목표 달성을 위한 수단이 제대로 제시되어야 하고 그것은 현실에서 동원 가능한 자원과 방법으로 구성되도록 한다. 수단이 어려우면 그 자체가 목표가 되는 이른바 `목표 수단의 전도`(轉倒) 현상이 되기 쉬우므로 주의해야 한다.  　둘째, 본론에 들어가서는 그 보고서에서 전달하고자 하는 `결론`부터 제시하는 것이 좋다. 이 때 수식어나 관형적 표현은 자제하고 핵심 용어(key words)만을 사용한다. 사안에 따라 전체 내용이 다소 길어질 수밖에 없다면 따로 `요약보고서`를 한 페이지 이내로 작성해서 앞에 붙이는 것이 긴요하다. 　셋째, 문장은 중언부언(重言復言:tautology)을 피해야 한다. 이 토톨로지는 실제 웬만한 보고서에서 흔히 발견되는 것으로, 장황해지고 초점을 흐리게 하는 주범 중의 하나이다. 예컨대, 보고서 내용이 `조직문화 혁신 추진실적에 대한 평가계획`에 관한 것이라고 가정할 때, 중간 제목이 ` 조직문화 혁신 추진실적의 평가 방안`이고 그 아래에 소제목이 `1. 조직문화 혁신 추진실적의 평가 주체`라고 되어 있다면(이 유사사례가 제일 자주 발견됨), 여기서 밑줄 친 `조직문화 혁신 추진실적의` 부분은 위의 제목 문장과 겹치는 토톨로지로서 보고서를 너절하게 하므로 필요 없는 것이다. 　넷째, 쓸 데 없는 군더더기 말 즉 췌언(贅言:pleonasm)을 피해야 한다. 예컨대, `각 부서별`, `눈으로 직접 철저히 관찰함`, `산하단체를 모두 포함한 전체 조직 전반에 걸친 광범한 전수조사`라는 글에서 밑줄 친 `각`, `눈으로 직접`과 `모두, 전체, 걸친 광범한`은 췌언에 해당한다. 이런 것들이 간혹 강조할 의도로 쓰일 수도 있겠으나 간결한 보고서를 위해서는 부적절하다. 　다섯째, 지시에 따라 작성되는 보고서는 지시자의 `가려운 데`를 긁어주어야 한다. 가끔 동문서답이 되는 경우도 있는데, 이는 지시자의 의도가 잘 파악되지 않아 핀트(pint)가 틀렸거나 아니면 작성자의 담고자 하는 욕심이 과도한 경우에 주로 발생한다. 상급자는 업무지시를 할 때 그 요지를 최대한 명료하게 하고 지시 받는 자는 그 핵심을 정확히 파악하는 자세를 견지해야 한다. 　끝으로, `6하 원칙`에 의한 점검이 필요하다. 문장 작성의 기본원칙인 6하 원칙은 누구나 잘 알고 있는 보석과 같은 것이면서도 실제 상황에서 보고서를 쓸 때는 잘 써먹히지를 않는 것이다. 　이 원칙은 보고서 작성 도중이나 초안을 완료한 다음에 꼭 적용해 봐야 할 기준이며 실제로 매우 유용한 도움을 준다. 　여섯 가지 요소 중 목적에 해당하는 `왜`(why)와 대상에 해당하는 `무엇을`(what)은 빼먹는 경우가 거의 없으나, 실행의 주체에 해당하는 `누가`(who)와 방법에 해당하는 `어떻게`(how) 그리고 추진 일정 등 시간적 요소에 해당하는 `언제`(when) 부분을 빼 먹는 경우는 종종 발견된다. 그러므로 보고서의 완성도를 위해서 이들 기준에 의한 최종 점검이 매우 중요한 것이다. 　보고서에는 글이라고 모든 글이 그냥 다 쓰일 수는 없다. 특히 집행을 위한 보고서는 짧아야 하고 그 표현들은 간명해야 한다. 경우에 따라 아까운 내용이 있더라도 과감히 버리는 자세도 필요하다. 　그리고 항상 `목적`이나 `목표`가 먼저 제시되어야 한다. 또한 `토톨로지`나 `플리어나즘` 등에 관한 인식이 실천되고 `6하 원칙` 적용이 습관화되면 보고서가 상당히 깔끔해 지는 것을 실감할 수 있을 것이다.